digibos.id (Mengenal General Affair) – Sebuah perusahaan tentu memiliki banyak sekali staff di dalamnya dengan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. Salah satu posisi yang ada di dalam perusahaan adalah General Affair atau biasa disingkat menjadi GA. Sesuai dengan namanya, General Affair ini juga seringkali disebut sebagai bagian umum dalam perusahaan. Singkatnya, GA ini memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengurus kebutuhan operasional perusahaan.
Untuk memahami dan mengenal General Affair secara lebih jelas, serta memahami tugas dan jenjang kariernya. Berikut ini penjelasannya lebih lengkap. Simak ya!
Mengenal General Affair di Perusahaan
General Affair merupakan salah satu bagian dalam perusahaan yang berada di bawan naungan kepala divisi umum. General Affair atau GA ini bertanggungjawab untuk mengurus berbagai kebutuhan operasional perusahaan. Dengan begitu, divisi ini akan berhubungan langsung dengan divisi HRD (Human Resource Development). Divisi ini juga bisa menempati posisi purchasing. Namun, secara umum, General Affair ini biasanya berada dalam divisi operasional atau divisi sendiri. Adapula beberapa perusahaan yang menggabungkan posisi ini dalam department HR.
Mengenal General Affair secara umum yaitu divisi umum yang merupakan unit pendukung yang dibutuhkan dalam perusahaan untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan instansi sebuah perusahaan. Sebagai General Affair, maka akan mengurus segala keperluan layanan perusahaan untuk seluruh departemen. Dengan begitu, GA akan mengurus segala bentuk administrative maupun mampu mengelola pelayanan perusahaan.
Dalam hal ini, General Affair memiliki peranan penting dalam kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu, membutuhkan manajemen yang baik untuk mengelolanya agar tidak menimbulkan masalah dengan divisi yang lainnya. Jadi, dengan adanya General Affair ini maka perusahaan akan terbantu dalam mempersiapkan segala kebutuhan umum yang diperlukan oleh setiap departemen di perusahaan. Selain itu, GA juga memiliki peran untuk mengurus segala keperluan kantor dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan agar lebih optimal.
Mengenal General Affair melalui Fungsinya dalam Perusahaan
- Melakukan kontrol atas pemeliharaan dan perawatan aset yang dimiliki perusahaan seperti AC, toilet, dan fasilitas-fasilitas lainnya yang menjadi tanggung jawab seorang GA.
- Membuat laporan secara berkala, misalnya laporan aset dan juga beban biaya yang diperlukan lainnya.
- Menjalin hubungan kerja sama dengan baik bersama vendor atau supplier perusahaan.
- Membuat kontrak kerja dan melakukan pembayaran karyawan lepas atau freelance.
Mengenal Tugas dan Tanggung Jawab General Affair di Perusahaan
1. Memastikan Pengadaan Kebutuhan Barang
Tugas pertama dari seorang General Affair adalah memastikan pengadaan kebutuhan barang apa saja yang diperlukan oleh perusahaan untuk disediakan ataupun diperbaiki. Dengan begitu, hal yang perlu disiapkan oleh General Affair adalah melakukan sebuah perbandingan harga terlebih dahulu sebelum melakukan pengadaan atau pembelian barang.
Pengadaan barang yang dilakukan oleh GA ini bertujuan untuk menyesuaikan kebutuha perusahaan, serta menekan biaya yang harus dikeluarkan secara efektif. Dengan begitu, tugas GA perlu untuk memastikan agar pengadaan barang terealisasi dengan baik.
2. Memelihara Aset Kantor
Tugas dan tanggung jawab dari General Affair yang berikutnya adalah memelihara aset kantor serta mengawasi seluruh aset kantor yang telah dimiliki oleh perusahaan. Dalam hal ini, GA juga akan secara aktif untuk mengingatkan karyawan yang telah dipinjami aset kantor untuk tetap menjaga dan mearawat pemakaiannya dan tidak menggunakannya secara sembarangan.
3. Memastikan Pembayaran Tenaga Kerja Freelance
Jika mengenal General Affair secara lebih lengkap, tugas mereka bukan hanya sebatas pada urusan kantor saja. GA juga memiliki tugas untuk memastikan pembayaran tenga kerja lepas sesuai dengan peraturan yang berlaku. Tugas ini menjadi tanggung jawab General Affair karen pekerja lepas merupakan salah satu dari tanggung jawab mereka.
Tanggung jawab ini mulai dari menentuka besaran upah gaji hingga memastikan bahwa gaji tersebut telah diterima sesuai dengan perjanjian di awal. Dengan begitu, tentunya hal ini menjadi salah satu dari tanggung jawab mereka untuk menyampaikan upah gaji pekerja lepas atau freelance dan mencatatnya dalam laporan keuangan.
4. Memastikan Pembayaran dan Pembelian Rutin
Tugas berikutnya dari seorang General Affair adalah dengan memastikan pembayaran dan pembelian rutin yang dilakukan perusahaan. Hal ini merupakan pembayaran dan pembelian rutin pada aset kantor yang bersifat semi permanen. Misalnya seperti pembelian alat tulis kantor, kertas, tinta printer ataupun yang lainnya.
Namun, tidak hanya pembelian tersebut, tugas GA juga meliputi pembayaran lainnya seperti pembayaran Wi-Fi, listrik dan yang lainnya. Dengan demikian, seorang General Affair akan melakukan estimasi biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk melakukan pembayaran dan pembelian keperluan perusahaan secara rutin.
5. Mengurus Perizinan Perusahaan
Sebagai seorang General Affair ini juga memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mengurus segala bentuk jenis perizinan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini mencakup legalitas perusahaan, pengadaan proyek, pembangunan ataupu perizinan lainnya yang memiliki kaitannya dengan kegiatan perusahaan. Dengan begitu, divisi ini juga dapat dibilang sebagai humas atau hubungan masyarakat yang memiliki tugas untuk membina hubungan baik terhadap masyarakat dan para petugas yang berwenang dalam hal perizinan.
Jenjang Karier General Affair
Setelah mengenal General Affair melalui tugas dan tanggung jawabnya, adapun jenjang karier General Affair yang memiliki jenjang karier yang cukup jelas karena setiap posisi dan jabatan memiliki penghasilan yang berbeda-beda. Berikut ini jenjang karier GA yaitu:
1. Staff General Affair
Staff General Affair merupakan jenjang awal dalam karier sebagai seorang GA di perusahaan. Pada jenjang ini, seorang GA hanya akan mengerjakan satu unit tugas saja dengan target yang lebih sedikit.
2. Supervisor General Affair
Jenjang berikutnya dari GA adalah supervisor General Affair. Dalam hal ini, supervisor General Affair akan memiliki unit tugas yang lebih banyak dibandingkan dengan staff.
3. Manager General Affair
Manager General Affair merupakan jenjang ebrikutnya yang mana bekerja untuk membuat konsep pekerjaan dan mengawasi pekerjaan para staff.
4. Head of General Affair
Jenjang karier paling atas dari seorang General Affair adalah head of General Affair. Pada posisi ini merupakan kepala bagian yang memiliki tugas untuk mengkoordinasikan pekerjaan serta membuat laporan perusahaan dengan para pimpinan maupun dengan bagian divisi yang lainnya.
Nah, itulah penjelasan secara lengkap untuk mengenai General Affair, tugas dan jenjang kariernya di perusahaan. Jika kamu tertarik untuk mengisi posisi ini, ini merupakan posisi yang tepat bagi kamu yang memiliki kemampuan berkomunikasi dengan baik, manajemen waktu yang baik, problem solving dan yang lainnya.
Let us know what your brand needed?
we will get back to you.
Content Writer & SEO Specialist